Laten we eerlijk zijn: ondernemen is vaak zoals jongleren. Je hebt duizend ideeën, honderd dingen die “moeten gebeuren” en meestal maar twee handen. 😅 Maar weet je wat het geheim is om niet compleet overspoeld te raken? Projectmanagement.
Een goed projectplan geeft je rust en overzicht. Want hoe fantastisch je team ook is (of hoe goed je solo alles runt), zonder structuur en duidelijke stappen blijft het chaos.
Tijd om daar verandering in te brengen 👇🏼
First Things First 🛠️
Voordat je erin vliegt, stel jezelf even deze vragen:
Wie doet wat? Heb je een webdeveloper nodig? Een copywriter? Breng eerst in kaart welke skills je nodig hebt voor het project en wie dat gaat uitvoeren.
Wat is het budget? Als ondernemer vergeten we vaak dat ook onze tijd geld waard is en dat je dus best ook een budget plakt op je projecten. Net zoals vele dingen is dit een skill die je kan leren. Begin voor je volgende project al eens bij te houden hoelang je met de verschillende stappen bezig bent. En als je kan - maak een opsplitsing tussen: 'dit was echt nodig' en 'dit was een leuke extra'.
Zijn er vergelijkbare projecten? Deze vraag stel je jezelf best om eens kritisch te gaan kijken naar de projecten die je al volbracht: Kan je iets van die structuur hergebruiken? Waren er toen dingen die je last-minute nog in orde hebt moeten brengen?
De kracht van een goede briefing 📝
Oké, je hebt je basics op een rijtje.
Nu is het tijd om een briefing (of projectplan) te maken dat alles in goede banen leidt.
Hieronder begeleid ik je graag in 7 stappen om alle informatie die misschien nu in je hoofd zit voor een specifiek project uiteindelijk te gaan gieten in zo'n projectplan.
Maar voor we dat gaan doen, wil ik je wel de essentiële ingrediënten van zo'n projectplan meegeven (en dat je er al dan niet even over nadenkt):
Een tijdlijn: Deadlines houden je scherp (en voorkomen eindeloos uitstelgedrag #guilty). Ook als je samenwerkt met een team is het belangrijk om een duidelijke tijdslijn te schetsen en hier concrete deadlines aan te koppelen.
Verantwoordelijkheden: Schep altijd duidelijkheid over wie wat doet om misverstanden te vermijden. > Werken er meerdere mensen aan één onderdeel? Kies er samen iemand uit als eindverantwoordelijke die het mee overziet, anders is de kans groot dat we op elkaar gaan liggen wachten.
Definition of Done: Wanneer is iets écht klaar? En nee, “als het af voelt” telt niet. Als ondernemer is dit
Doelen: Waar werk je naartoe? Zonder doel raak je sneller afgeleid dan een kat met een laserpen. 🐾 Jouw 'targets' hoeven niet direct cijfermatig te zijn (mag altijd). Misschien is het afvinken van dit project al een hele prestatie op zich - ook helemaal oké! EXTRA TIP: Plan alvast een momentje in na de deadline van dit project en durf dat moment te vieren. Als ondernemer vergeten we zo vaak stil te staan bij deze (kleine) momenten. Alvast cheers to you! 🥂
Breng alles in kaart met C.L.A.R.I.T.Y. 🔍
Dit is mijn geheime wapen voor elk project. Doorloop deze 7 stappen en watch the magic happen! ✨
1 - C: Chaos in kaart brengen
Gooi alles op (digitaal) papier – echt alles. Van wilde ideeën tot de kleinste to-do’s. Dankzij zo'n 'braindump' begin je met een leeg hoofd én een volle lijst.
2 - L: Lijnen uitzetten
Groepeer je braindumpt in categorieën of fasen.
Maak het behapbaar, stap voor stap.
3 - A: Aandachtspunten prioriteren
Wat moet NU gebeuren, wat kan later? Zet je prioriteiten bovenaan en kijk of bepaalde fasen/taken/... op het zelfde moment kunnen gebeuren - zo breng je je workflow in kaart.
4 - R: Ruimte voor ontbrekende stukken
Controleer wat je nog mist en/of wat nog niet specifiek is. Nu is het hét moment om in detail te gaan: Wat zie je misschien nog over het hoofd? Welke taken zijn nog te vaag? Zijn er taken die je beter nog kan opsplitsen?
5 - I: Inplannen van de tijd
Nu is het tijd om al deze taken te gaan omzetten in een tijdslijn. Dit kan je gaan doen op basis van de deadlines en/of de volgorde van de taken.
6 - T: Taken toewijzen
Wie doet wat? Spreek het af en zorg dat iedereen weet waar ze aan toe zijn.
Hebben bepaalde taken specifieke informatie nodig? Werk deze dan zo snel mogelijk uit zodat jij (of je team) verder kan.
7 - Y: Yes, alles staat klaar!
Tijd voor de finale check: Is het volledig? Wordt alles aangehaald? ...
En misschien de belangrijkste vraag: Is dit haalbaar?
Alles klaar? Dan: GO! 🚀
Waarom projectmanagement cruciaal is voor jouw bedrijf ❤️
Zelfs met de beste tools, teamleden of freelancers blijf jij als ondernemer de motor van je bedrijf. Als jij het overzicht niet houdt, wie dan wel?
Een goed projectplan helpt je niet alleen om rust en structuur te vinden, maar zorgt er ook voor die extra 'brainspace' in jouw hoofd nu kan gaan naar de dingen waarvan jij echt gelukkig wordt.
Aan de slag met helderheid en focus 💡
Durf jij het aan om orde in de chaos te brengen? Met deze stappen in je toolkit ben je helemaal klaar om je projecten - van top tot teen - te managen.
Meer hulp of een sparringpartner nodig? Ik sta klaar om samen jouw dromen om te zetten in een concreet plan. Jij brengt de visie, ik help met de structuur. Deal?
Cheers op meer helderheid, minder stress en binnenkort dat glaasje (alcoholvrije) champagne als jij je project haalt!
Liefs, Lau
Comments